Come usiamo i tuoi dati

Chi è responsabile

[da confermare: titolare del trattamento. Proposta: la società con cui hai il contratto di lavoro (FTH, Tomasi Auto o Noleggiare); FTH organizza la formazione per tutte]. La piattaforma la gestisce Stefano Mendicino, che è il formatore. Per domande e per i tuoi diritti: [da confermare: email per la privacy]. [da confermare: responsabile della protezione dei dati, nome e contatto, se nominato].

Cosa registriamo, e perché

• Chi sei: nome, email di lavoro, azienda, reparto e ruolo nell'Academy. Servono per darti la tua formazione.
• Il registro della formazione: gli incontri a cui partecipi (data, ore, temi, chi li ha tenuti), il tuo «c'ero», «Ho completato» sul percorso base (solo la data), i corsi che dichiari di aver fatto per conto tuo, quando prendi visione delle regole sull'AI. L'azienda deve formare chi usa l'AI e poterlo mostrare (AI Act, art. 4): è un obbligo di legge, e tenere il registro per persona è un interesse legittimo dell'azienda.
• Ciò che carichi tu: materiali, note, spunte di «cosa fare adesso».
• Le preferenze, se le indichi: di cosa ti occupi, livello, strumenti, argomenti. Sono facoltative; le cambi o le cancelli da «Preferenze».
• Le domande all'assistente: prima di partire perdono email, telefoni, codici, targhe e i nomi dei colleghi. Non scrivere nomi di clienti: quelli non li riconosco. Nell'elenco delle domande restano senza il tuo nome; il nome si lega solo se scegli di chiederla a Stefano.
• Le tue conversazioni con l'assistente: le vedi solo tu. Le cancelli quando vuoi; si cancellano da sole dopo sei mesi senza uso.
• Il link del tuo calendario: un codice segreto per vedere i tuoi incontri in Google Calendar o Outlook. Lo rigeneri quando vuoi.

Cosa non registriamo

Il tempo sui materiali, cosa apri, quando entri, punteggi, classifiche, risultati delle domande di controllo, quanto usi gli strumenti AI. I dati dell'Academy non si usano per valutarti, per premi o per provvedimenti disciplinari. Il registro può servire a ricordarti la formazione che manca.

Chi vede cosa

• Tu vedi tutto ciò che è tuo, anche il tuo registro in «Il mio percorso».
• Stefano, che tiene la formazione, vede incontri, presenze, preferenze e i materiali della tua area. Non le note private né le conversazioni. Gestisce anche il server: per manutenzione e copie ha accesso tecnico ai dati, e i suoi accessi sono registrati.
• Risorse umane vede il registro della formazione.
• La direzione vede solo numeri per reparto, mai nomi, e solo per gruppi di almeno 5 persone.
• I responsabili di reparto non vedono il registro del loro team.

Dove stanno i dati, e chi altro li tratta

• Su server Hetzner nell'Unione europea; le copie di sicurezza in Finlandia.
• Le domande all'assistente passano da Anthropic (Stati Uniti), già ripulite e senza il tuo nome, con reparto, azienda e preferenze se le hai indicate. Il contratto vieta di usarle per addestrare i modelli e prevede le clausole standard dell'Unione europea per il trasferimento; Anthropic le tiene al massimo 30 giorni.
• Le email partono da Resend (sede negli Stati Uniti, invio dall'Irlanda), con le stesse clausole.
• Entri con l'account aziendale Google: conferma solo chi sei.

Per quanto

• Registro della formazione: finché sei in azienda e poi per [da confermare: termine deciso dalle risorse umane, proposta 5 anni].
• Materiali, note, preferenze, link del calendario: 30 giorni dopo l'uscita.
• Domande senza nome: 12 mesi. Conversazioni: sei mesi senza uso.
• Le copie di sicurezza tengono un dato cancellato al massimo 3 mesi, poi sparisce anche da lì.

I tuoi diritti

Puoi chiedere di vedere i tuoi dati, correggerli, cancellarli o limitarli quando non servono più per legge, e opporti a ciò che si basa sull'interesse legittimo. Scrivi a [da confermare: email per la privacy]. Puoi anche fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Per domande sulla piattaforma: Stefano (stefano.mendicino@fthspa.com).